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Lignes directrices pour la planification et l’animation de réunions tenant compte des traumatismes et de la violence

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Le Centre de connaissances

Le Centre de connaissances est une initiative du Centre de recherche et d’éducation sur la violence contre les femmes et les enfants de l’Université Western. Le Centre de connaissances soutient activement des projets partout au Canada financés par l’Agence de la santé publique du Canada qui utilisent des approches tenant compte des traumatismes et de la violence pour promouvoir la santé et le bien-être liés à la prévention et à la lutte contre la violence familiale. Ce soutien comprend ce qui suit :

  1. Faciliter la création d’une communauté nationale de pratique (CdP) pour les membres de projets financés par l’ASPC afin de partager et d’améliorer l’apprentissage concernant la recherche et la pratique tenant compte des traumatismes et de la violence.
  2. Coordonner des activités de mobilisation des connaissances pour les projets et la communauté en général au moyen d’événements en direct, de ressources écrites et de vidéos.

 

Les approches tenant compte des traumatismes et de la violence sont au cœur de tous les travaux menés par le Centre de connaissances et jouent un rôle essentiel dans chaque projet regroupé dans la CdP. Cela comprend les méthodes de recherche, les pratiques, et les efforts d’intervention et de prévention déployés par les projets, ainsi que les méthodes et les pratiques de recherche du Centre de connaissances et les activités de la CdP, y compris les réunions et les rassemblements réguliers des membres de la CdP et du Centre de connaissances.

Citation suggérée :

Centre de connaissances (2023). Lignes directrices pour la planification et l’animation de réunions tenant compte des traumatismes et de la violence. London (Ontario), Centre de recherche et d’éducation sur la violence contre les femmes, Université Western. ISBN 978-1-988412-63-4

Traduction : Sylvie Rodrigue

Conception graphique : Emily Kumpf

Droit d’auteur : Centre de recherche et d’éducation sur la violence contre les femmes et les enfants, Université Western.

Contribution financière de l’Agence de la santé publique du Canada

Application des principes tenant compte des traumatismes et de la violence aux réunions

Ce guide est un outil de référence pour les réunions en personne, virtuelles ou hybrides qui s’appuient les pratiques tenant compte des traumatismes et de la violence. Il fournit des suggestions pour intégrer des principes tenant compte des traumatismes et de la violence dans la planification et l’organisation de réunions, ainsi que la participation aux réunions. Une réflexion proactive sur la façon de faire en sorte que les contextes des réunions tiennent davantage compte des traumatismes et de la violence peut accroître les sentiments de sécurité, de confiance, de soutien, de collaboration, de responsabilisation, de compréhension et de connexion pour les participant.e.s. La conception et la mise en pratique de principes tenant compte des traumatismes et de la violence dans les réunions peuvent s’étendre au-delà de leur rôle central dans les contextes d’intervention et de recherche.

Principes tenant compte des traumatismes et de la violence

Les approches de la pratique tenant compte des traumatismes et de la violence comportent : des aspects fondamentaux de contextes environnementaux modifiés, une interaction axée sur la sensibilisation, ainsi qu’une réflexion et une préparation récurrentes. Il est important que cette pratique s’infiltre à tous les niveaux de la pratique, allant des systèmes socioculturels aux organisations de praticien.ne.s, en passant par les familles et les individus. Ces différents niveaux de la pratique se recoupent souvent pour produire des répercussions intersectionnelles découlant à la fois de la violence historique et continue ainsi que des traumatismes systémiques et interpersonnels. Voici certains principes thématiques qui peuvent généralement caractériser une approche tenant compte des traumatismes et de la violence:

  1. Une sensibilisation et une compréhension des traumatismes et de la violence, y compris la façon dont ces expériences influent sur les moyens de subsistance quotidiens des gens, dans le contexte des questions structurelles, culturelles, historiques et liées au genre.
  2. La facilitation et le maintien d’un environnement sécuritaire, sur les plans émotif et physique, qui accorde la priorité à la confiance et à la transparence
  3. La création intentionnelle d’occasions de soutien par les pairs, de collaboration, de connexion et de mutualité.
  4. Le fait de mettre l’accent sur, et d’encourager, l’autonomie, la voix et le choix des participant.e.s.
  5. Une perspective fondée sur les forces et le renforcement des capacités qui appuie le développement des compétences et les efforts d’adaptation et de résilience.

 

Orientation générale pour les réunions tenant compte des traumatismes et de la violence

Ce guide offre des suggestions pour la planification, l’animation et la participation à des réunions tenant compte des traumatismes et de la violence. Il existe parfois des chevauchements entre les « bonnes pratiques » et les pratiques tenant compte des traumatismes et de la violence, mais il y a des pratiques particulières tenant compte des traumatismes et de la violence qui vont au-delà de ce qui est défini comme des « bonnes pratiques ». Dans cette section, les suggestions s’appliquent à toutes les formes de réunions, qu’elles soient animées en personne, virtuellement ou en format hybride, tandis que la section suivante fournit des suggestions supplémentaires se rapportant au format de la réunion.

Préparation de la réunion

La phase de planification et de préparation des réunions est une étape importante pour veiller à ce que les principes tenant compte des traumatismes et de la violence soient mis en pratique. Les suggestions formulées au cours de cette phase peuvent être résumées en trois thèmes:

Communication avec les participant.e.s

  • Donner un préavis suffisant de la date et de l’heure de la réunion.
  • Envoyer l’ordre du jour, les documents de la réunion et les détails sur l’accessibilité de la réunion aussi longtemps à l’avance que possible (dans toutes les langues préférées connues). Cela permettra aux participant.e.s de se familiariser avec le contenu, de fournir des ajouts à l’ordre du jour (s’il y a lieu) et de demander d’autres exigences en matière d’accessibilité.
  • Inviter les participant.e.s à soumettre de brèves biographies, à indiquer leurs pronoms préférés et à confirmer leur consentement à la diffusion de cette information avant la réunion.

Considérations liées à la logistique et à l’accessibilité

  • Confirmer quels types d’interprètes sont requis, prendre les dispositions nécessaires pour obtenir du matériel d’interprétation et réserver des interprètes
  • Préparer le matériel de réunion dans les langues requises et dans le plus grand nombre de formats possible (p. ex., diapositives, documents) pour répondre aux exigences en matière d’accessibilité (p. ex., contrastes de couleurs, texte descriptif pour les images).
  • Déterminer si et comment la réunion sera enregistrée, en veillant à obtenir le consentement de tous les participant.e.s à l’avance, y compris la façon dont le contenu sera partagé et avec qui.

Culture des réunions

  • Tenir compte des différences de pouvoir possibles entre les participant.e.s (entre les animateurs ou animatrices et les participant.e.s, ou entre les participant.e.s) et élaborer des stratégies pour aider à réduire les différences de pouvoir et à accroître les expériences d’équité, de confort et de sécurité.

Début des réunions

Le début des réunions est une étape importante de l’intégration de principes tenant compte des traumatismes et de la violence, car il prépare le terrain pour les activités en cours, y compris les attentes pour tous les participant.e.s, et il facilite la culture dès l’accueil.

Lignes directrices en matière de comportement

  • En collaboration, élaborer de nouvelles lignes directrices, ou examiner les lignes directrices convenues précédemment, concernant la façon dont les participant.e.s interagissent, communiquent et règlent les différends pendant la réunion.
  • Définir explicitement les processus nécessaires pour aider tout le monde à se sentir en sécurité pour participer, comme l’utilisation d’un langage respectueux et inclusif qui ne perpétue pas l’inégalité, la violence, l’injustice, la marginalisation ou tout autre langage chargé d’émotion qui peut évoquer des images, souvenirs et réactions associés au traumatisme.

Pratiques culturellement sensibles

  • Envisager d’ouvrir la réunion par une reconnaissance territoriale — une déclaration qui nomme les peuples autochtones qui vivent sur les terres où la réunion a lieu. La reconnaissance territoriale par les colonisateurs appuie les efforts de réconciliation en déterminant les répercussions du colonialisme historique et continu sur les peuples autochtones et leurs terres. Pour obtenir d’autres suggestions, consulter la section Considérations relatives à la culture autochtone et aux Aînés invités du présent guide
  • Inviter les participant.e.s à se présenter en utilisant leur nom et leurs pronoms (si les participant.e.s se sentent à l’aise de le faire). Les animateurs ou animatrices de la réunion doivent donner l’exemple en se présentant eux-mêmes.
  • Selon le contenu, fournir des traumavertissements (avertissements de déclenchement), offrir des ressources aux personnes qui souhaitent obtenir du soutien (p. ex., des lignes d’assistance) et encourager les personnes participant à la réunion à faire tout le nécessaire pour prendre soin d’ellesmêmes (p. ex., s’éloigner de la réunion).

Considérations logistiques et administratives

  • Lors de la présentation de l’ordre du jour, indiquer clairement les pauses prévues et inviter les
    participant.e.s à prendre des pauses supplémentaires, au besoin.
  • Intégrer des activités pour favoriser l’établissement de relations et de confiance (p. ex., activités briseglace) et inviter les membres du groupe à participer dans la mesure où ils et elles sont à l’aise de le faire.

Tout au long des réunions

Pendant les réunions, il est important de faciliter l’inclusion continue de principes tenant compte des traumatismes et de la violence dans la pratique afin d’assurer une expérience sécuritaire et positive pour toutes les personnes concernées.

Considérations relatives au contenu

  • Expliquer des termes qui peuvent être moins familiers à certaines personnes et utiliser des acronymes seulement lorsqu’ils sont accompagnés de leur description.
  • Dans la mesure du possible, éviter les bruits forts (p. ex., frapper sur une table pour mettre l’accent lors d’une présentation) afin de respecter les personnes ayant vécu des expériences de traumatisme et de neurodiversité.

Considérations relatives à la participation

  • Reconnaitre les participant.e.s pour leurs idées, tout en étant conscient.e du fait que les contributions des personnes issues de groupes marginalisés ou de personnes qui détiennent moins de pouvoir (en particulier dans un contexte de réunion) peuvent souvent être perdues ou mal attribuées aux autres.
  • Respecter le droit des personnes de partager et de participer, ainsi que leur choix de ne pas le faire ou de le faire de différentes façons (p. ex., verbalement, par écrit, de façon anonyme). Lors de l’animation de discussions, inviter le partage et offrir des occasions sous diverses formes sans créer d’attentes ou de pression pour le partage (p. ex., offrir la possibilité de passer son tour lors du tour de table). Le silence est acceptable.

Besoins humains

  • Après les pauses, reformuler les points restants à l’ordre du jour.
  • Envisager d’utiliser des pauses particulières pour demander aux participant.e.s ce qui va bien et si des changements sont nécessaires en ce qui concerne les autres points à l’ordre du jour et les activités/ discussions prévues (p. ex., passer à des discussions en petits groupes plutôt qu’à une discussion en grand groupe).
  • Encourager les gens à faire ce qu’ils doivent faire pour prendre soin d’eux-mêmes (p. ex., s’éloigner de la réunion). Appuyer les pratiques d’autorégulation (p. ex., exercices de prise de conscience et de respiration) et, dans la mesure du possible, intégrer des pratiques semblables en groupe au moyen d’exercices dirigés par un animateur ou une animatrice
  • Comprendre que les participant.e.s à la réunion peuvent avoir des besoins différents afin de se sentir pleinement inclus dans la réunion. Être réceptif à ces différences et ouvert aux commentaires des participant.e.s sur la façon de faciliter la participation et de rendre les réunions plus inclusives.

Pratiques culturellement sensibles

  • Observer, discuter et aborder de façon positive l’utilisation d’un langage pouvant créer ou aggraver le préjudice, l’iniquité, la violence structurelle ou la marginalisation
  • Dans la mesure du possible, corriger la mauvaise utilisation des pronoms par les participant.e.s. Si c’est un animateur ou une animatrice qui utilise le mauvais pronom, se corriger et revenir immédiatement au contenu de la réunion pour éviter d’attirer davantage l’attention sur l’erreur, ce qui pourrait mettre la personne encore plus mal à l’aise.

Conclusion des réunions

Il existe d’importantes façons de mettre fin aux réunions lorsqu’on applique des principes tenant compte des traumatismes et de la violence, en particulier pour permettre la réflexion et la rétroaction sur la façon de mieux mettre en œuvre ces principes pour les participant.e.s en particulier, ainsi que pour d’autres participant.e.s et pour différentes réunions à l’avenir.

Pratiques logistiques et administratives

  • Répéter les objectifs de la réunion, résumer les activités de la réunion et indiquer les tâches de suivi.
  • Préciser comment les renseignements indiqués seront communiqués aux participant.e.s après la réunion et quand les participant.e.s peuvent s’attendre à les recevoir.
  • Mettre fin à la réunion à l’heure convenue ou plus tôt si l’ordre du jour est terminé.

Pratiques réflexives et de rétroaction

  • Inviter les participant.e.s à faire part de leurs réflexions finales sur la réunion ou les prochaines étapes concernant les objectifs
  • Créer des occasions pour les participant.e.s de formuler des commentaires sur la réunion, en particulier sur la façon d’améliorer les prochaines réunions ou de répondre à toute préoccupation découlant de la réunion terminée, et clarifier la façon dont cela sera accompli (p. ex., questionnaire, sondage anonyme, communication par courriel).
  • Faire un suivi après la réunion avec les participant.e.s qui ont déclaré avoir éprouvé des préoccupations (p. ex., des confrontations avec d’autres participant.e.s) ou des difficultés (p. ex., des préoccupations liées à l’accessibilité) pendant la réunion. Valider leurs expériences et offrir du soutien

Conseils pour la tenue de réunions tenant compte des traumatismes et de la violence selon des formats particuliers

Réunions en personne

Organisation et logistique

  • Choisir un espace de réunion qui offre un minimum de distractions externes, une bonne ventilation et un espace suffisant pour se déplacer, envisager différentes configurations selon les participant.e.s (p. ex., formation en cercle, style de salle de cours), et offrir un espace de sécurité distinct — un espace privé que les gens peuvent utiliser s’ils se sentent dépassés ou en détresse.

Considérations relatives à l’accessibilité

  • Avant la réunion, informer les participant.e.s de l’emplacement des options de stationnement, en soulignant les options de stationnement accessible, et noter les frais associés au stationnement.
  • Mettre à disposition du matériel d’interprétation et identifier des interprètes.
  • Assurer l’accès à des toilettes non genrées et donner des directives pour s’y rendre
  • Offrir des jouets sensoriels traditionnels (p. ex., élastiques, crayon et papier, balles de stress, etc.).

Considérations relatives aux besoins humains

  • S’assurer qu’il y a de l’eau disponible et, si le budget et les protocoles de sécurité le permettent, offrir des options alimentaires nutritives qui ne contiennent pas d’allergènes courants, en s’assurant de fournir des renseignements sur les ingrédients alimentaires (p. ex., halal, sans gluten).

Réunions virtuelles

Organisation et logistique

  • Offrir un espace sécuritaire distinct – une salle d’atelier virtuelle privée que les gens peuvent utiliser s’ils se sentent dépassés ou en détresse. Si les ressources le permettent, envisager de garder un.e hôte dans cet espace pour communiquer avec les personnes qui le souhaitent et les aider.

Considérations relatives à l’accessibilité et à la protection des renseignements personnels

  • Envisager de recruter une personne de soutien technique pour s’assurer que la technologie ne constitue pas un obstacle à la participation.
  • Tenir compte de la façon dont la sécurité, la protection des renseignements personnels et la confidentialité seront maintenues – fournir des liens vers tous les documents pertinents.
  • Désigner un animateur ou une animatrice pour surveiller la fonction de clavardage et, s’il y a lieu, lire les interventions à haute voix afin de s’assurer d’inclure les contributions et les questions.

Considérations relatives à la participation

  • Donner aux participant.e.s le choix d’activer leurs caméras pendant la réunion et les inviter à contribuer de la façon qui les rend le plus à l’aise.
  • Prévoir des pauses fréquentes pour contrer la fatigue de l’écran.

Défis liés à la tenue de réunions hybrides tenant compte des traumatismes et de la violence

Les réunions hybrides

Les réunions hybrides comprennent un milieu virtuel et en personne. Dans ces situations, il faut prendre en compte les directives pour la tenue de réunions en personne et virtuelles à toutes les étapes de la réunion. Les considérations propres à la tenue de réunions hybrides tenant compte des traumatismes et de la violence comprennent :

  • Adapter l’utilisation des caméras, des haut-parleurs et des microphones pour permettre d’entendre et de voir l’ensemble des participant.e.s (lorsque leur microphone et leur caméra sont allumés).
  • Inviter explicitement les participant.e.s en mode virtuel à contribuer de plusieurs façons (p. ex., parler, taper du texte, lever la main, etc.) et veiller à ce que les gens qui participent à la réunion en personne puissent faire l’expérience de ces contributions – la meilleure façon de le faire est d’avoir un animateur ou une animatrice désigné.e
  • Veiller à ce que les personnes qui participent en personne et virtuellement puissent voir tous les documents de réunion (présentations, éléments visuels, documents à distribuer, etc.) et y accéder.
Cependant, il est difficile de donner à l’ensemble des participant.e.s une expérience tenant compte des traumatismes et de la violence pendant les réunions hybrides. Voici quelques-uns des défis notables :
  • Il peut être difficile de voir et d’entendre tous les participant.e.s lorsque le groupe en personne est grand (p. ex., les microphones peuvent ne pas capter tous les participant.e.s en personne, de sorte que les participant.e.s en mode virtuel ne peuvent pas entendre facilement leurs commentaires), ou lorsqu’il y a plusieurs participant.e.s en mode virtuel (p. ex., besoin d’un espace d’écran suffisant pour que toutes leurs vidéos soient visibles pour les participant.e.s en personne). Ces facteurs sont importants pour éviter que les personnes qui participent virtuellement ne se sentent isolées.
  • Si les personnes participant virtuellement n’affichent pas de vidéo, leur nom doit être affiché sur un grand écran visible pour les participant.e.s en personne.
  • Il peut être difficile d’intégrer efficacement les personnes participant en personne et virtuellement lors des discussions, et les petits groupes sont souvent limités à des rassemblements distincts de participant.e.s en personne et à des salles de discussion distinctes avec des participant.e.s en mode virtuel.

Considérations relatives à la culture autochtone et aux Aînés invités

Lors de l’animation de réunions avec des personnes autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), il est important de connaître les protocoles culturels et les considérations propres aux personnes présentes. Une réunion tenant compte des traumatismes et de la violence avec les peuples autochtones exige une sensibilisation explicite aux traumatismes historiques et actuels vécus par les peuples autochtones dans le contexte du colonialisme. Il y a des ressources utiles facilement accessibles, comme des listes de vérification, des guides, des conseils et des protocoles. [Les liens fournis ici sont en anglais seulement.]

Considérations générales et préparation de la réunion

  • Il est important de bien connaître les considérations propres à la communauté autochtone locale participante.
  • L’atteinte d’un niveau de compétence culturelle autochtone peut comprendre de nombreuses choses, par exemple : inviter des Aînés ou des gardiens du savoir, faire des présentations en utilisant des langues autochtones, établir et maintenir des relations, offrir des reconnaissances territoriales, offrir des pochettes de tabac ou d’autres cadeaux traditionnels, ou offrir des cérémonies de purification.

Considérations particulières pour les réunions en personne

  • Si l’Aîné souhaite tenir une cérémonie de purification par la fumée, vérifier auprès du lieu de la réunion les protocoles propres à cette cérémonie et aviser l’ensemble des participant.e.s de la tenue de cette cérémonie
  • Envisager de nommer une personne pour aider les Aînés invités, afin de les guider et de veiller à répondre à leurs besoins tout au long de l’expérience de la réunion et afin de s’assurer que les frais de déplacement engagés sont remboursés rapidement.
  • Si une reconnaissance territoriale est offerte, elle doit se rapporter à l’endroit où la réunion a lieu.

Considérations particulières pour les réunions virtuelles

  •  Si une reconnaissance territoriale est offerte, elle doit se rapporter à l’endroit où la réunion est animée.

Conclusion

Les rencontres tenant compte des traumatismes et de la violence favorisent les sentiments de sécurité, de confiance, de soutien, de collaboration, de responsabilisation, de compréhension et de connexion chez les participant.e.s. Ce guide vise à aider les personnes qui planifient et animent des réunions, et celles qui assistent à des réunions, que ce soit en personne, virtuellement ou de façon hybride, à cultiver des expériences qui s’harmonisent avec les principes tenant compte des traumatismes et de la violence.

Ressources

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Emerging Wisdom. (2014). Designing trauma informed meetings. » Designing Trauma Informed Meetings Emerging Wisdom

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Gender Equality Network Canada. (2018, October 15-16). Consensus to vote. Third National Meeting of the Gender Equality Network, Vancouver, British Columbia, Canada.

George, L., Newton, S., Legacy, D.M. Trauma informed practice: Working with Indigenous individuals. Southwest Ontario Aboriginal Health Access Centre. PowerPoint Presentation (omssa.com)

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Indigenous Corporate Training Inc. (2014). First Nation Elder Protocol. First Nation Elder Protocol (ictinc.ca)

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Ontario Federation of Labour Aboriginal Circle. (2019). Guidelines for Indigenous Smudge Ceremony. 2019.06.21-OFL-FNMI-Guidelines-for-Indigenous-Smudge-Ceremony.pdf

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Reproductive Health National Training Centre. (2021). Creating safe, collaborative, and empowering environments team meeting package. Creating Safe, Collaborative, and Empowering Environments Team Meeting Package | Reproductive Health National Training Center (rhntc.org)

Sheedy, A. Virtual Community Engagement Guide: A toolkit for hosting online community engagement and meetings in rural, remote, and Indigenous communities. Virtual Community Engagement Guide.pdf (indigenousguardianstoolkit.ca)

The Army of Survivors. Trauma-informed meetings & seeking survivor input. Trauma-Informed Meetings | The Army of Survivors

Thunderbird Partnership Foundation. (2019). Using trauma-informed approaches in our work: Vicarious trauma. PowerPoint Presentation (afn.ca)

Trauma Informed Oregon. (2020). Behaviors and actions of trauma informed leaders. Trauma Informed Oregon Research Notes. Retrieved from traumainformedoregon.org Microsoft Word - Research Notes_TI leadership behavior.docx (traumainformedoregon.org)

Trauma-informed Oregon. (2020). Hosting a virtual meeting using trauma informed principles. Retrieved from traumainformedoregon.org TIP-Hosting a Virtual Meeting Using Trauma Informed Principles (traumainformedoregon.org)